Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen:

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw..

Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen;
Buchhungsbelege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen.
diese Frist gilt bei EDV-gestützten Buchführungssystemen auch für Verfahrensdokumentationen, Handbücher usw. Dabei ist die Aufbewahrungspflicht hinsichtlich der Buchführung auch erfüllt, wenn die genannten Buchführungsbestandteile in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder gedruckt werden können. Dabei ist insbesondere zu bedenken, dass auch die entsprechende Hard- und Software während dieser Zeit weiter verfügbar sein muss (z. B. 5 1/4 Zoll Laufwerke, alte FiBu-Programme etc.)

Sechsjährige Aufbewahrungspflicht:

Geschäftsbriefe (empfangene und abgesandte)
 
Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann noch nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§169, 170 AO).
Sofern die Unterlagen vernichtet werden sollen, ist zu bedenken, daß unabhängig vom Zeitablauf ggf. noch solche Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung benötigt werden.

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